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自助文件交换柜能避免人员冲突和人员聚集
  • 发布日期:2022-07-19      浏览次数:822
    •   自助文件交换柜又称智能文件中转柜,智能文件交接柜,电子文件交换箱,智能云柜等,是一款具有联网、收发件、短信验证码通知功能的智能柜,主要表现为:工作人员将当事人需要的文件放入智能文件交换柜中,并通过系统下发短信验证码给当事人,当事人只需要前往办事大厅,在智能文件交换柜终端显示屏中输入已有的验证码并取出自己需要的文件。
       
        自助文件交换柜将传统“人与人”之间的交互改变为“人与机器”之间的交互,实现了无人值守的人机交互模式,避免了办事人与工作人员时间冲突和人员聚集;减轻工作人员事务性工作量,方便当事人24小时随机递交材料,提升流转效率。
       
        随着计算机和网络技术在办公中的广泛应用,很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件,由于其机要保密和凭证特性等要求,有很多无法通过网络直接传输,而要以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来纸质文件收发、流转工作主要是靠手工签收、手工登记(录入)完成的。
       
        另一方面,在传统的办公自动化系统中,需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的,经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达,或者领导已经在纸质文件上进行了批阅,秘书还要重新录入电子信息的情况,使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。
       
        因此,实现以数字化技术为基础的文件流转作业的信息化管理已成为信息化建设工作的一个重要领域。
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